¿Cómo debe manejar un contratista la nómina en la construcción para evitar multas y dolores de cabeza?

Hacer bien una obra va más allá de la mezcla y la nivelación: también hay que saber pagar bien. Y en este punto, manejar la nómina de trabajadores en construcción es un verdadero arte… y una responsabilidad legal. Si como contratista no llevas un buen control de turnos, pagos, horas extras, obligaciones con el SENA o aportes a seguridad social, te puedes meter en problemas con la DIAN, el Ministerio de Trabajo, y hasta con los mismos obreros. 

Aquí te explico, con los pies en obra, lo que todo contratista debe saber para gestionar su nómina de manera clara, legal y eficiente. 

¿Qué es exactamente la nómina en la construcción? 

La nómina en construcción es el proceso de calcular y pagar correctamente los salarios, horas trabajadas, horas extra, aportes parafiscales, prestaciones y retenciones a todo el personal que trabaja en la obra. 

A diferencia de otros sectores, en la construcción se paga por jornal, por actividad o por proyecto, lo que hace que la nómina sea variable, compleja y muchas veces difícil de controlar si no se tiene una herramienta clara. 

¿Por qué es más complicada la nómina en construcción que en otros sectores? 

Porque cada trabajador puede estar en un proyecto diferente, ganando un valor diferente, con horarios distintos, en una ciudad diferente, o incluso bajo un sindicato con reglas propias. Además, muchos contratos se pagan por destajo o bajo esquemas de contratación por prestación de servicios. 

¿Qué retos únicos enfrenta la nómina en obra? 

1. Multiples frentes de trabajo: un obrero puede estar en dos proyectos distintos en una semana, con tarifas distintas. 

2. Diferentes tipos de pago: jornales, pagos por actividad, sueldos fijos o por obra. 

3. Horarios variables: cambios constantes en turnos, extras o dominicales. 

4. Multiciudad y multitarea: si el contratista opera en varias ciudades, debe cumplir con normativas laborales y tributarias distintas. 

5. Obras con salario mínimo y otras con sobrecostos por especialización. 

6. Cumplimiento con requisitos sindicales o de contratos estatales (como planillas especiales o formatos certificados). 

7. Retención correcta de aportes a salud, pensión, ARL y caja de compensación. 

¿Qué pasa si no llevás bien la nómina de tu equipo? 

• Multas por parte del Ministerio de Trabajo. 

• Sanciones de la DIAN por no declarar correctamente. 

• Pérdida de contratos públicos si no entregas planillas certificadas. 

• Demandas laborales o quejas por pagos mal hechos. 

• Mala reputación entre obreros: y perderlos cuesta más que pagarlos bien. 

¿Qué herramientas existen para gestionar nómina en obra? 

Te recomiendo usar un software especializado en nómina para construcción. Existen plataformas como Deltek + ComputerEase que permiten: 

• Asignar trabajadores a obras específicas. 

• Registrar turnos, horas extra y actividad por frente. 

• Calcular automáticamente deducciones legales. 

• Emitir reportes de costos laborales por proyecto. 

• Cumplir con reportes de contratos públicos o sindicales. 

• Controlar la caja del proyecto y la programación de pagos. 

¿Cómo elegir un buen software de nómina para construcción? 

Busca que tenga estas funciones: 

• Manejo de múltiples tarifas por obrero o por tipo de obra. 

• Cálculo automático de seguridad social y retenciones. 

• Reportes por obra, por ciudad y por actividad. 

• Control de anticipos, pagos parciales o bonos. 

• Gestión de contratos temporales y jornales. 

• Integración con contabilidad o programación de obra. 

¿Qué reportes debe generar una buena nómina en construcción? 

• Costos por frente de trabajo. 

• Horas trabajadas reales vs. presupuestadas. 

• Cumplimiento con aportes a seguridad social. 

• Registro de pagos por sindicato o convenio. 

• Planillas certificadas para contratos públicos. 

• Reporte de cumplimiento en diversidad o género, si aplica. 

¿Qué beneficios tiene para el contratista manejar bien su nómina? 

• Mejorar la confianza del equipo y evitar rotación. 

• Tener claro el costo laboral por actividad. 

• Evitar problemas legales y tributarios. 

• Ganar puntos en licitaciones o contratos con entidades del Estado. 

• Tener control sobre la salud financiera de la obra. 

Manejar la nómina en obra no es solo pagar sueldos. Es gerenciar el equipo, cumplir con la ley y evitarse líos que se comen la utilidad de cualquier proyecto. Y como todo en construcción: si lo haces bien desde el principio, todo fluye sin contratiempos.