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¡Hágase amigo de Excel y pare de sufrir!

En esta edición, A la obra maestros, le trae las 8 formulas básicas de Excel para el trabajo que permiten tener mayor precisión en el cálculo de sus informes y al mismo tiempo le ayuda a optimizar el tiempo que le tomará realizar dichos cálculos. 

Recuerde…

Para poder generar cualquier función matemática en Excel es necesario poner el signo igual =, de lo contrario Excel no realizará ninguna operación. 

 

En vez de teclear A1+A2+A3+A4+A5, escriba en la celda donde desea el resultado =suma (A1:A5), de este modo Excel sumará las celdas dentro de ese rango y le dará el resultado.  

 Uso más común 

Cuando tiene una lista de materiales que necesita para una obra con su precio unitario y quiere saber el valor total para ir a comprar, la suma es su aliada. 

 

 

Es muy parecido a sumar, solo que en esta ocasión debe indicar la celda a la que le va a realizar la resta y la celda restante por ejemplo B1-A5. Así mismo puede realizar operaciones conjuntas. Ejemplo =suma(A1:A4)-B1.  

Uso más común 

Cuando requiera separar la mano de obra de los materiales, sabrá que debe restar, de esto va a tener claro el valor de cada actividad. 

 

Deje descansar la calculadora, para multiplicar solo debe tener en cuenta que el signo es asterisco (*) y no la “X”. Seleccione las celdas que desee multiplicar ejemplo A1*B2. 

 Uso más común 

Se usa cuando tiene varias unidades de un material y quiere conocer el costo basado en una, ejemplo: 1 tornillo le costó mil, cuanto le costarán 350, use la multiplicación.

 

 

 

Sencillo, al igual que la multiplicación tenga en cuenta que el signo de división es (/) slash, palito en diagonal o como desee llamarlo, para que la función le sirva, de lo contrario no obtendrá el resultado deseado. Ejemplo =B1/A1. 

Uso más común 

Se usa cuando necesita conocer el valor unitario de un producto que compro al por mayor por ejemplo si la docena de tornillos le vale 1000, para saber el valor de cada tornillo divídalo en el valor total 12/1000.  

Ideas de uso en su trabajo 

 

Para calcular el IVA con Excel lo que necesita saber es el porcentaje del IVA que aplica, para la mayoría de los productos es el 19%. El signo de porcentaje es (%). Ejemplo: =B2*19% 

Uso más común 

En facturas de ferreterías o distribuidoras de materiales que cuenten con sistemas de facturación.  

 

 

Para promediar un costo solo debe tener en cuenta la función =promedio(B1:B5), es todo lo que debe hacer. 

 Uso más común 

Calcular más o menos el costo de compra de un material o de una mano de obra. 

  • Puede ser por mt2 para conocer el rendimiento 
  • Puede ser por día o mes del proyecto. 

Si usted programa sus actividades por días, podrá cumplir con las fechas de entrega y llevará un control de todo lo que vaya haciendo en la obra. Para esto utilice la función HOY(). Ejemplo: =HOY() tomará la fecha del día en curso, a partir de esa fecha irá descontando lo días para cumplir con determinada actividad. 

Uso más común 

Se usa cuando en una obra se estipulan fechas de entrega, y esta función permite llevar un control del día a día, y mantiene a la persona al tanto de los días que falten para la entrega final de una actividad. Puede también utilizarse en finanzas personales.  

Si usted sabe que el salario mínimo, el IVA u otras cifras son constantes y que debe utilizar seguido, no se complique la vida y ‘amarre’ la celda con signo pesos. Ejemplo: =A1*$B$2, así podrá copiar la formula y el valor de B2 no va a cambiar.  

Uso más común 

Para calcular el IVA, para el cálculo de horas trabajadas en determinada actividad, entre otras  

 

 

  • DIV/0! Aparece cuando se intenta realizar alguna división entre 0 quizás una celda vacía, por ejemplo, si usted desea realizar la siguiente operación: =20/0. Entonces el resultado será #¡div/0! Pues no existe y no se puede dividir por 0. 
  • #N/A Este error es muy común, indica que no está disponible el valor deseado y que la fórmula no podrá mostrar el resultado correcto. 
  • #NOMBRE? Este error indica que está mal escrita la fórmula. 
  • #!NULO! Indica cuando no existe o no se utiliza correctamente los separadores de lista ( ,  ; ) de una función. 
  • NUM! indica que existe un error en algún número que funciona como argumento de una fórmula. 
  • REF! indica que la fórmula que se esté utilizando, presenta una referencia de celda no valida. 
  • VALOR! Aparece cuando no se está utilizando un dato correctamente, esto suele pasar cuando utilizamos en una formula un valor tipo texto cuando la fórmula nos pide un valor numérico. 

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