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Gestión de compras en una obra

Cuando llega el momento de realizar las compras de productos y materiales para un proyecto o en caso de aplicar, seleccionar proveedores, usted más que paciencia, necesitará un plan para realizar dicha gestión exitosamente.

Por: Tatiana Bahamón Méndez

Una de las etapas decisivas e importantes dentro de la ejecución de un proyecto es la realización de compras, pues, usted deberá adquirir los productos, materiales y servicios que se requieran para el proyecto, minimizando riesgos e imprevistos para evitar futuras pérdidas.

Investigar

En toda labor, una actividad que al realizarla siempre da buenos resultados es investigar, pues le ayudará a profundizar en qué materiales, proveedores o equipos son los que le convienen emplear en su proyecto.

Planificar

La planificación sin duda alguna cuando se trata de llevar a cabo un proyectos es indispensable, pues de ella depende el éxito. En esta fase usted deberá crear estrategias que ayuden a minimizar los riesgos e incidentes para que todo marche bien.

En conversación con la Constructora Prodesa, los factores principales para tener éxito en el proceso de planeación es contar con una matriz amplia de contratistas, coordinación en las entradas para la contratación (diseños, especificaciones, presupuesto) y mantener una constante y buena comunicación con los proveedores y trabajadores durante la ejecución.

Dentro de la planeación según Héctor Pérez, Gerente de Compras y Contrataciones Nacional de El Poblado S.A, usted adicionalmente debe tener en cuenta los siguientes aspectos en su planificación.

  1. Determinar con claridad lo requerido en temas de costos, calidad y garantía.
  2. Forma de pago que se aspira a negociar.
  3. Tiempo de entrega que se requiere para la ejecución de la obra.
  4. Valor agregado que puede ofertar cada proveedor.
  5. Transporte.

Plan de compras

Al proceder a elaborar un plan de compras según Héctor Pérez, se debe contar con un estudio de factibilidad técnico financiero definido, pues si usted tiene definido ese estudio, puede elaborar un plan de compras conservando una clasificación o unos grupos de ofertantes que vayan en función de las ofertas que se encuentren en el mercado.

Para iniciar un plan de compras se requieren 15 de anticipación como mínimo, contar con un presupuesto de obra, realizar un comité de compras semanales donde se analicen y se evalúen los precios de materiales, productos y proveedores, señala Luis Antonio García, Director de obra de la Constructora Experta, así mismo, es importante que usted tenga en cuenta que el pago correspondiente a materiales como lo son el hierro y el concreto, debe realizarse con anticipación y se debe realizar una programación, pues el hierro requiere 15 días para su producción y llegada a la obra, y el concreto se debe confirmar con un día de anterioridad.

Negociación

Una buena negociación es donde el que oferta y el que compra salen satisfechos y consideran que ambos ganaron. Para llevarla a cabo según Héctor Pérez, hay aspectos que inciden directamente.

Hay meses como marzo, abril, mayo, agosto, septiembre y octubre, en los que se pueden encontrar mejores ofertas para cerrar buenas negociaciones, y hay otros meses en los que la compra de materia prima es más fuerte.

Es importante que usted considere cada aspecto decisivo a la hora de hacer una negociación, pues hasta la hora en la que usted vaya influye, en horas de la mañana las personas son más activas y se encuentran con más disposición que en horas de la tarde.

“La clave para cerrar una buena negociación es la actitud que se tiene frente a un negocio y no necesariamente emplearse de la sagacidad. Para efectos de lograr un objetivo, la negociación se fundamenta en un punto de equilibrio entre el que compra y el que vende” explica Héctor Pérez.

Contratación

Una forma de hacer la planificación de las contrataciones según la Constructora Prodesa es hacerla con el plan anual, con los memorandos de entrega y los presupuestos de los proyectos a ejecutar en el año. Una vez que usted cuente con esa información, debe hacer un cronograma de las contrataciones por actividad, por proyecto, y si lo realizará de mano de una compañía puede hacerlo de manera Regional. De igual manera es clave identificar los principales insumos (acero, concreto y arcilla), pues con ellos se hacen grandes negociaciones anuales según sea el caso, teniendo en cuenta las cantidades aproximadas a consumir en el año o según los proyectos a ejecutar.

En el momento de la ejecución con los planos y presupuestos definitivos la obra hace un requerimiento, en el caso de los grandes insumos, se toman los precios definidos y se hace la orden de compra inicial; con las otras actividades a ejecutar y basados en el requerimiento enviado por la obra.

Precios

Un estudio de factibilidad técnico financiero completo permite analizar las ofertas del mercado, pero para ello, debe hacer una revisión de la calidad de los productos que aspira y que le ofertan en el mercado. Es importante que realice un análisis de escalación de precios pues es probable que el producto tenga un precio un día y al siguiente presente una alza y así como lo comenta Héctor Pérez, es de suma importancia contar con una buena y amplia base de datos de proveedores tanto de insumos como de servicios que le permitan hacer una buena selección.

Recuerde que hacer una compra favorable no quiere decir que elegir los productos más económicos sean los propicios para un proyecto.

Ojo con los imprevistos

Algo que siempre debe tener presente es que los imprevistos en una obra o en cualquier labor siempre van a existir, sin embargo, ese es el momento en el que usted debe actuar con calma y hallar una solución inteligente.

Ejemplo: Si usted está excavando en un suelo y de repente se encuentra con una piedra grande, usted necesitará una maquinaria de alta potencia para sacarla. Si se hubiese hecho un estudio de suelo más acucioso, probablemente se hubiese podido prever esa situación y no tocaría recurrir a gastos extras.

Para Héctor Pérez, en la medida que se haga un excelente estudio técnico financiero se reducen los imprevistos en obra, pues se debe hacer una descripción detallada de las actividades a ejecutar para tener claridad de lo que se va a requerir.

Por otra parte, la Constructora Prodesa propone ciertas estrategias en el caso de presentar algún incidente. En el caso de proveedores, buscar otro con características similares a las del adjudicado; con los acabados, buscar homólogos debido a que lo ofrecido al cliente no se puede cambiar; en cuanto a los trabajadores, si el trabajador empieza a incumplir, enviar memorandos con reprogramaciones conciliadas.

Finalmente, Luis García, Director de obra de la Constructora Experta, aconseja que cuando se presenten imprevistos en la obra, es importante no omitirlos ni dejarlos pasar por alto, por lo contrario, deben registrarlos para que no vuelvan a ocurrir en futuras oportunidades.

Planear todo con tiempo de anticipación, ayuda a prever imprevistos y a estar un paso a delante de realizar una compra exitosa.

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