¿Cómo gestionar la seguridad social y nómina de mis empleados de obra?

Esta es una inquietud muy frecuente, cuando empezamos a ejecutar una obra con algunos de nuestros clientes y la ley laboral nos obliga a cumplir con ciertos requisitos en la actividad que estamos ejecutando.

Por: Juan Carlos Orozco Villa Especialista en Nómina y Seguridad Social Enlace Táctico Consultores SAS

En esta entrega les explicaré brevemente cuáles son los requerimientos en el ámbito legal que se deben atender como contratista y los costos asociados con la nómina, de tal manera que puedan evitar demandas laborales e incumplimientos relacionados con la normatividad laboral.

Para empezar, es importante que ustedes como contratistas tenga conocimiento que la Ley 100 de 1993, es el reglamento del actual Sistema de Seguridad Social Integral conformado por las Administradoras de Pensiones, Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de Riesgos Laborales y Cajas de Compensación.

Cada vez que se vaya a contratar a un trabajador, es obligatorio hacer las correspondientes afiliaciones a las entidades que reglamentó la Ley 100 de 1993 y la cual prestará las coberturas relacionadas con cada una de las contingencias que tienen a su cargo, por ejemplo:

  • Los Administradores de los Recursos en Pensiones tanto del Sistema de Ahorro Individual Administrado por los Fondos Privados de Pensiones como el Sistema de Ahorro de Prima Media con Prestación Definida administrado por Colpensiones que atienden los eventos de Invalidez, vejez y muerte de sus afiliados.
  • Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) que prestan todos los servicios médicos y asistenciales en Medicina General, Licencias de Maternidad y de Paternidad.
  • Las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) que atienden las coberturas relacionadas con accidentes de trabajo, entendidos estos como los que se pueden presentar como consecuencia de la actividad laboral desempeñada por el trabajador.
  • Las Cajas de Compensación que suministran actividades deportivas, culturales, recreativas y otorgan cuotas monetarias para los beneficiarios que la ley 21 de 1982 en su capítulo IV han definido.

Para hacer las anteriores afiliaciones de los trabajadores, independientemente del número de días que laboren en la obra, se hace necesario diligenciar los formularios y adjuntar los documentos solicitados por las respectivas entidades, inicialmente del empleador y posteriormente de los trabajadores.

Aunque todas las actividades laborales representan un riesgo, las realizadas en obras de construcción, demoliciones, trabajos en altura, excavaciones, representan la clase de riesgo más alta con una tarifa del 6,96% y ello amerita con mayor razón, realizar la afiliación a la ARL con cobertura a partir del primer día del inicio de la obra con el fin que esta entidad preste los servicios médicos, asistenciales y reconozca las prestaciones económicas que se originan por un accidente laboral.

Aunque todas las actividades laborales representan un riesgo, las realizadas en obras de construcción, demoliciones, trabajos en altura, excavaciones, representan la clase de riesgo más alta con una tarifa del 6,96%

Cuando se presenta una incapacidad por motivo de una enfermedad general o un accidente común, estas son reconocidas por las EPS siempre y cuando se haya cotizado un mínimo de cuatro semanas en forma interrumpida y completa; y para el reconocimiento de esta, se debe hacer el trámite oportuno con la entidad correspondiente.

Contrato por obra o labor

En el contrato por obra o labor su tiempo de duración tiene una relación directa con la obra, el cual se diferencia de un contrato accidental, ocasional o transitorio definido por el artículo 6 del Código Sustantivo de Trabajo, para realizar actividades de corta duración y no mayor a un mes, y corresponde a labores distintas de las actividades normales del empleador.

De igual manera cualquier tipo de contrato laboral, implica llevar a cabo las afiliaciones y el pago de la seguridad social y de igual manera, las prestaciones sociales independientemente del tiempo laborado.

Liquidación de costos laborales

Al hacer una liquidación de costos de nómina, es importante tener en cuenta que los pagos laborales para personas que trabajan las 48 horas a la semana, como Jornada Ordinaria Máxima Permitida, no pueden ser inferiores al salario mínimo legal vigente.

A continuación les compartiré un diseño de liquidación de los costos laborales que les permitirá entender en un paralelo, con o sin la aplicación de la exoneración de aportes establecidos en la Ley 1607 de 2012 en su artículo 25, el cual establece: “… estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje – SENA y de Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, hasta diez (10) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Así mismo las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA, ICBF y al Sistema de Seguridad en Salud por los empleados que devenguen menos de diez (10) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. Lo anterior no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, los cuales serán obligados a efectuar los aportes de que trata este inciso”.

Diseño de liquidación de costos laborales

Se debe tener presente que las Cesantías, Intereses a las Cesantías, Prima de Servicios y Vacaciones se pagan de acuerdo a la periodicidad establecida por la Ley las cuales son:

  • Por terminación de contrato.
  • Liquidaciones parciales de cesantías.
  • Disfrute de vacaciones.
  • Prima de servicios semestralmente en Junio y Diciembre, y anualmente para las cesantías y los intereses a las cesantías.

Existen unas variables que dependen de la periodicidad, que obligan al empleador a realizar dichos pagos

Con relación a los aportes parafiscales como Sena, ICBF y Caja de Compensación y a los aportes en seguridad social como Pensión, Salud y Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) se realizan mes vencido, es decir, si liquidamos la nómina de octubre, los aportes los hacemos en noviembre, así mismo existen unas fechas límites establecidas por los dos últimos dígitos del documento del empleador determinados por el Decreto 1990 de 2016.

El porcentaje de cotización de la arl puede variar del 0,522% al 6,96% dependiendo de la actividad económica realizada por el contratante o de los riesgos asociados con el trabajo realizado.

También es importante aclarar que el empleado paga el 4% en salud y el 4% en pensión, sobre la asignación salarial básica asignada.

Nómina básica

A continuación encontrarán una plantilla de nómina básica que les permite entender cuáles son los conceptos devengados y deducidos sobre la base del salario mínimo legal vigente:

Las nociones básicas en seguridad social y nómina le permitirán atender correctamente sus deberes como empleadores.

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